Barrierefreie PDFs: Dokumente, die auch per Screenreader lesbar sind

Der PDF/UA-Standard (Universelle Zugänglichkeit) ist als ISO-Norm 14289-1 seit 2012 veröffentlicht und bildet die technische Grundlage für barrierefreie PDF-Dokumente. Er legt die technischen Anforderungen an zugängliche PDF-Dateien fest und ergänzt damit die WCAG für das PDF-Format. Prüfbar wird die Norm über das sogenannte Matterhorn-Protokoll: 31 Prüfpunkte mit insgesamt 136 Fehlerbedingungen, von denen ein Teil per Software und ein Teil in der Regel nur durch menschliche Beurteilung prüfbar ist. PDFs, die das Matterhorn-Protokoll bestehen, schaffen die technische Grundlage für die Angaben in einer Barrierefreiheitserklärung nach BFSG.

Die effizienteste Methode für barrierefreie PDFs beginnt nicht in Acrobat, sondern in der Quelldatei. Microsoft Word, InDesign, LibreOffice und PowerPoint bieten Exportoptionen für barrierefreie PDFs – aber nur, wenn das Quelldokument korrekt strukturiert ist. In der Praxis fehlt diese Struktur häufig: Überschriften werden mit manueller Schriftgrößenanpassung statt mit Formatvorlagen erzeugt, Tabellen werden aus Tabulatoren zusammengesetzt, Bilder haben keine Alt-Texte. Unser Team berät Sie, wie Sie Ihre Vorlagen und Autorenprozesse so einrichten, dass zukünftige Dokumente von Anfang an barrierearm produziert werden – mit wenig Mehraufwand je Dokument.

PDF/UA-konforme Dokumente sind technisch zugänglich für Screenreader-Nutzer und Menschen, die Dokumente per Tastatur navigieren. Sie bilden die technische Grundlage, um die Anforderungen des BFSG und der EN 301 549 an Dokumente zu erfüllen. Was PDF/UA nicht adressiert, ist die Verständlichkeit des Inhalts selbst: Komplexe Fachsprache, unklare Formulierungen und fehlende Leichte-Sprache-Versionen sind keine Barrierefreiheitsprobleme im technischen Sinne, können aber dennoch erhebliche Hürden für Menschen mit kognitiven Einschränkungen darstellen. Wenn Sie auch in diesem Bereich Unterstützung suchen: Unsere ergänzende Leistung Leichte Sprache adressiert genau diesen Bereich.

Barrierefreie PDFs ersetzen keine barrierefreie Website. Wenn möglich, empfehlen wir, Inhalte primär als barrierefreie HTML-Seiten bereitzustellen und PDFs nur für Druckversionen oder rechtlich erforderliche Dokumentenformen einzusetzen. Diese Empfehlung ist im Einklang mit dem BFSG-Ansatz, der digitale Zugänglichkeit über den gesamten Nutzungsweg fordert. Für Ihren kompletten digitalen Auftritt begleitet Sie unsere barrierefreie Webentwicklung.

Unsere Qualitätssicherung besteht aus drei aufeinander aufbauenden Prüfebenen. Zunächst setzen wir den PAC 2024 (PDF Accessibility Checker) ein – ein kostenloses Werkzeug zur automatisierten Prüfung von PDFs gegen das Matterhorn-Protokoll. PAC deckt viele Anforderungen der PDF/UA-Norm ab und gibt für jeden fehlgeschlagenen Checkpunkt eine genaue Fehlerlokalisierung aus. Diese Prüfung erfasst vor allem strukturelle Fehler.

Auf die PAC-Prüfung folgt die Prüfung der Tag-Struktur, der Lesereihenfolge und der Alternativtexte im Acrobat-Zugänglichkeitsfenster. Hier werden Qualitätsprobleme aufgedeckt, die automatisierte Tools zwar als "vorhanden" akzeptieren, aber inhaltlich unzureichend sind – etwa Alt-Texte, die lediglich den Dateinamen wiederholen. Erst wenn alle drei Prüfebenen bestanden sind, gilt ein Dokument als abgenommen. Der gesamte Prüfprozess ist transparent dokumentiert und für Sie nachvollziehbar.